اتوماسیون اداری سپارس

مکاتبات منظم،
گردش کار شفاف،
سازمان هوشمند

نامه‌های وارده، صادره و داخلی؛
از ثبت تا بایگانی در یک فضای یکپارچه.

هر نامه، مسیر مشخص

مدیریت کامل مکاتبات سازمان در سه حوزه اصلی، با فرآیندهای استاندارد و شفاف

نامه‌های وارده

ثبت، شماره‌گذاری و ارجاع نامه‌های دریافتی

نامه وارده

فرستنده
وزارت صنعت، معدن و تجارت
موضوع
درخواست ارائه گزارش
شماره
۱۴۰۳/۱۲۳۴۵
وضعیت
مشاهده‌شده

نامه‌های صادره

نگارش، تأیید، امضا و ارسال مکاتبات رسمی

نامه صادره

گیرنده
شرکت سپهر
موضوع
اعلام موافقت با قرارداد
وضعیت
ارسال‌شده

نامه‌های داخلی

مکاتبات بین واحدها با پیگیری کامل

مکاتبه داخلی

از
مدیریت منابع انسانی
به
واحد حقوقی
موضوع
درخواست همکاری در پروژه
وضعیت
در حال پیگیری

از ثبت نامه تا اقدام نهایی

یک فرآیند استاندارد و شفاف برای مدیریت هر نامه در سازمان شما

  1. 1

    ثبت نامه

    ثبت و شماره‌گذاری نامه در دبیرخانه

  2. 2

    ارجاع

    ارسال نامه به مسئول مربوطه

  3. 3

    بررسی و تأیید

    بررسی محتوا و تأیید مسئول

  4. 4

    امضا و ارسال

    امضای نهایی و ارسال مکاتبه

هیچ نامه‌ای از پیگیری جا نمی‌ماند

با ابزارهای هوشمند پیگیری، همواره از وضعیت مکاتبات مطلع باشید

  • مهلت اقدام و یادآوری

    تعریف مهلت زمانی در نامه و دریافت یادآوری در زمان مناسب

  • تاریخچه ارجاع و مشاهده

    مشاهده کامل مسیر گردش کار و وضعیت فعلی نامه

  • اولویت و محرمانگی

    تعیین سطح اولویت و درجه محرمانگی متناسب با نوع مکاتبه

مسیر پیگیری نامه

  • ثبت نامه توسط دبیرخانه

    ۱۴۰۳/۰۷/۲۵ - ۰۹:۱۵

    ثبت‌شده
  • ارجاع به مدیر مالی

    ۱۴۰۳/۰۷/۲۵ - ۱۰:۲۰

    ارجاع‌شده
  • بررسی و تایید

    ۱۴۰۳/۰۷/۲۵ - ۱۴:۴۵

    در حال بررسی
  • امضا و ارسال

    ۱۴۰۳/۰۷/۲۵ - ۱۵:۲۰

    تکمیل‌شده

دبیرخانه و بایگانی، دقیق و در دسترس

دسترسی سریع به نامه‌ها، جستجوی پیشرفته و مدیریت کامل اسناد

  • شماره‌گذاری

    ثبت و مدیریت یکپارچه شماره نامه‌ها

  • برچسب‌ها

    مدیریت ارجاع فایل‌های پیوست

  • جستجوی پیشرفته

    یافتن سریع نامه‌ها و اسناد

  • ارتباط نامه‌ها

    مشاهده ارتباط بین مکاتبات مرتبط

بایگانی اسناد

  • قراردادها۱۲ مورد
  • نامه‌های اداری۲۵۶ مورد
  • پیشنهادها۸۷ مورد
  • گزارش‌ها۲۲۴ مورد

کنترل دسترسی و سابقه اقدامات

مدیریت امن و شفاف دسترسی‌ها با ثبت کامل تمام اقدامات در سیستم

  • سطح دسترسی کاربران

    تعریف نقش‌ها و سطح دسترسی متناسب با ساختار سازمان

  • محرمانگی مکاتبات

    تعیین سطوح دسترسی و مدیریت دسترسی برای نامه‌های حساس

  • ثبت رویدادها

    ثبت کامل فعالیت کاربران و قابلیت مشاهده سوابق

همراه شما، در دفتر و بیرون از دفتر

دسترسی موبایل و اتصال به سامانه‌های سازمانی

در هر زمان و مکان به مکاتبات سازمان و مدیریت پشته باشیدو با سازمان‌های دیگر به‌سادگی یکپارچه شوید.

  • CRM

    پکپارچه‌سازی با CRM

  • ERP

    اتصال به سامانه‌های ERP

  • API

    وب‌سرویس و API

نمای اپلیکیشن موبایل سپارس

پرسش‌های متداول

پاسخ به مهم‌ترین سوالات درباره اتوماسیون اداری سپارس

پس از هماهنگی اولیه، تیم ما سامانه را متناسب با ساختار سازمان شما نصب و پیکربندی می‌کند و آموزش کاربران را هم انجام می‌دهد.

هر نامه پس از ثبت، مسیر ارجاع، بررسی، تأیید و امضا را به ترتیبی که برای سازمان شما تعریف شده طی می‌کند و وضعیتش در هر مرحله قابل مشاهده است.

بله. اتصال به CRM، ERP و سایر سامانه‌های سازمانی از طریق وب‌سرویس و API امکان‌پذیر است.

سپارس را از نزدیک تجربه کنید

اطلاعاتتان را ثبت کنید؛ برای هماهنگی دمو با شما تماس می‌گیریم.

اطلاعات شما نزد سپارس محفوظ است021-91300270